Toimitilamuutosprosesseja lähes kahdeksan vuotta päätyönään toteuttanut muutosvalmentaja, sisustusarkkitehti ja kirjailija Maaretta Tukiainen ohjaa yrityksiä näkemään tilamuutosprosessin pelkän fyysisen muuton sijaan mahdollisuutena laajempaan uudistumiseen.

– Usein ajatellaan, että tilamuutos on onnistunut, kun selvitään ilman suurempia kommelluksia itse muutosta. Kyse on kuitenkin merkittävästi suuremmasta kokonaisuudesta. Tilamuutos kulkee käsi kädessä toiminnan muutoksen kanssa, se tarjoaa mahdollisuuden ravistella laajasti organisaatiota hiertäviä vanhoja käytäntöjä.

Toimitilojen onnistunut muutosprosessi edellyttää syvää tiedostamista muutoksen taustalla olevista tarpeista sekä ymmärrystä modernin monitilan luonteesta.

"Moderni työympäristö on muutakin kuin tilaratkaisuja, digitalisaatiota ja ergonomiaa."

– Monitilatoimisto on fyysinen, sosiaalinen ja virtuaalinen tila, joka tukee työn eri moodeja. Kun muutoksen tavoitteet ja työtä palvelevan tilan kriteerit ovat selkeät, monitila osataan suunnitella liiketoimintaa tukevaksi kokonaisuudeksi.

Tukiaisen mukaan toimitilat onnistuvat palvelemaan työntekoa sitä paremmin, mitä enemmän työyhteisö on ollut mukana prosessissa.

– Jokainen on oman työnsä asiantuntija, ja olisi hölmöä olla hyödyntämättä työyhteisön potentiaalia. Osallistaminen on paras tapa innostaa ihmiset luomaan muutosta ja määrittää organisaation tapa olla monitilassa. Sen avulla sitoutuminen lisääntyy ja vastarinta vähenee, Tukiainen sanoo.

 

Tavoitekuvasta uuteen tilaan

Pitkälle organisaation tulevaisuuteen vaikuttavan toimitilamuutoksen menestyksekkäässä maaliin viemisessä aikataulu, budjetti, vastuut ja yhteistyökumppanit ovat ratkaisevassa asemassa.

– Tilamuutokselle tulisi varata aikaa kahdesta kolmeen vuoteen. Budjetin joustovaran ennakointi on tärkeää, ja kun päätöksentekoon liittyvät vastuut ovat selkeät, vältetään turhat viiveet, Tukiainen neuvoo.

– Hyvät yhteistyökumppanit ovat voimavara, jotka mahdollistavat organisaation ydinbisneksen jatkumisen häiriöttä myös muutoksen aikana. Tilojen tarjoajat, sisustusarkkitehdit ja muutosfasilitoijat kannattaa ottaa mukaan prosessiin jo varhaisessa vaiheessa. Ammattilaisten apu vähentää muutokseen liittyvää pelkoa ja tuskaa, muutosvalmentaja vinkkaa.  

Jatkuva ja avoin viestintä, pilotointi ja välivoittojen juhlistaminen tukevat prosessia läpi toteutuksen.

– Muutos on aina itseään suurempi mahdollisuus. Se on kuuntelemista, keskustelemista ja yhdessä asioiden eteenpäin viemistä, Tukiainen kiteyttää.

 

Luontevia kohtaamispaikkoja ja helppoa arkea

Maaretta Tukiaisen yrityksen, Moodit Oy:n, kanssa yhteistyötä tekevän Peabin liiketoimintajohtaja Peter Lindeberg näkee modernin toimitilan työntekoa inspiroivana ja arjen hyvinvointia lisäävänä palvelukonseptina.

– Luontevia kohtaamispaikkoja rakentamalla parannetaan organisaation sisäistä vuorovaikutusta. Työntekijän hyvinvoinnin edistäminen lisää tuottavuutta, vahvistaa brändiä ja lisää yrityksen houkuttelevuutta työntekijämarkkinoilla.

Moderni työympäristö on muutakin kuin tilaratkaisuja, digitalisaatiota ja ergonomiaa. Peabin toteuttamissa Business Gardeneissa palvelut tukevat työn ja arjen yhteensovittamista.

– Yrityksille tarjottavien palvelujen lisäksi yrityspuistossa on käyttäjilleen vaatepesula- ja postituspalvelut. Myös auton voi jättää pesuun, huoltoon tai katsastukseen, ja Jopot ovat vuokralaisten käytössä työpäivän aikana, Lindeberg antaa esimerkkejä.

Pitäjänmäkeen vuonna 2016 valmistunut Ultimes Business Garden laajenee kuuteen rakennukseen ja palvelee valmistuttuaan noin 3000 työntekijää.