Juha-Pekka Manninen
johtaja, Isännöintiliitto
Erityisesti isot peruskorjaushankkeet koostuvat monimutkaisista hankintaketjuista. On siis tärkeää, että kaikki osapuolet, niin palveluntarjoajat kuin tilaajat, ymmärtävät mistä ollaan sovittu. Isännöintiliiton johtaja Juha-Pekka Manninen nostaa esiin viisi asiaa, jotka tulee ottaa huomioon hankintaprosessissa.
1. Hankinnan tavoitteiden määritteleminen
Heti hankintaprojektin alussa määritellään kaikkien osapuolten tahtotila; mitä ollaan hankkimassa, mihin tarpeeseen ja missä laajuudessa. Haluttu laatu ja palvelutaso vaikuttavat olennaisesti hintaan. Hyvä hankinta alkaa tavoitteiden määrittelemisellä.
2. Suunnitelman laatiminen
Suunnitelmassa määritellään muun muassa hankintojen aikataulutus, toteutusvaihtoehdot ja kustannusarvio. Tarpeet priorisoidaan ja valitaan mitkä tavoitteet voidaan toteuttaa suunnitelman puitteissa.
3. Hankintaprosessissa ammattilaisen apu voi olla tarpeen
Hankinnan onnistuminen kulminoituu tarjouspyyntöön, jonka laatimisessa kannattaa käyttää apuna ammattilaista. Konsultin valinta on osa hankintaketjua, siinä täytyy ottaa huomioon samat tekijät kuin urakoitsijaa valittaessa eli esimerkiksi tarjoajan tausta, taloudellinen tilanne, referenssit, vakuutukset ja tilaajavastuukysymykset. Myös laatu- ja ympäristökysymykset ovat tärkeitä.
4. Hankinnat kannattaa kilpailuttaa
Hankintoja tehdessä tarjous on hyvä pyytää vähintään kolmelta palveluntarjoajalta, isoissa hankkeissa jopa kymmeneltä. Kilpailutukseen vaikuttaa myös se, montako tarjoajaa on löydettävissä.
5. Viestinnän toimivuus hankkeissa
Toimiva viestintä on olennaista hankkeen kuin hankkeen onnistumisen kannalta, joten siihen kannattaa panostaa.
Manninen lisää, että hankintaprosessissa kannattaa hyödyntää myös muiden tarjoajien ammattitaitoa ja selvittää, olisiko heillä tarjota jotain vaihtoehtoista toimintatapaa tai esimerkiksi valmiiksi konseptoituja ja olemassa olevia malleja viestinnän tueksi. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen, vaan olemassa olevista konsepteista voidaan hyötyä.